Einzelheiten zu sog. notariellen Niederschrift gem. §§ 8 ff. BeurkG
Die Niederschrift muss in jedem Fall die Bezeichnung des Notars und der
Beteiligten sowie deren Erklärungen enthalten, vgl. § 9 BeurkG. Ort und Tag der
Niederschrift sind anzugeben (Soll-Vorschrift gem. § 9 Abs. 2 BeurkG). Gem. § 10
BeurkG sind die Personalien der Beteiligten so genau zu bezeichnen, dass keine
Zweifel an der Identität entstehen und Zweifel ausgeschlossen werden können.
Gem. § 11 BeurkG hat der Notar Feststellungen über die Geschäftsfähigkeit zu
treffen, z. B. durch ein Gespräch, das nicht notwendigerweise ausschließlich mit
dem Beurkundungsgegenstand zusammenhängen muss. Fragen zu dem Geburtsort und dem
Geburtstag sowie den derzeitigen Lebensverhältnissen schaffen Gewissheit zur
zeitlichen und örtlichen Orientierung, insbesondere bei betagten und/oder
behinderten Personen. Auch das Erscheinungsbild der erschienenen Person kann
Aufschluss über die Geschäftsfähigkeit vermitteln. Kommt der Notar innerhalb
dieser Bestandsaufnahme zu dem Ergebnis, dass es an der erforderlichen
Geschäftsfähigkeit fehlt, soll die Beurkundung abgelehnt werden. Zweifel an der
Geschäftsfähigkeit sollen in der Niederschrift vermerkt werden, vgl. § 11
BeurkG.
Die Niederschrift muss gem. § 13 BeurkG in Gegenwart des Notars den Beteiligten
vorgelesen, von ihnen genehmigt und eigenhändig unterschrieben werden; soweit
die Niederschrift auf Karten, Zeichnungen oder Abbildungen verweist, müssen
diese den Beteiligten anstelle des Vorlesens zur Durchsicht vorgelegt werden.
Die Niederschrift muss von dem Notar eigenhändig unterschrieben werden; dabei
soll er seine Amtsbezeichnung beifügen (§ 13 Abs. 3 BeurkG).
Die Urkundensprache ist deutsch, § 5 BeurkG. § 5 BeurkG ist jedoch gem. dessen
Abs. 2 dispositiv.
Belehrungen in der notariellen Niederschrift.
Die Prüfungs- und Belehrungspflichten des Notars sind in den §§ 17 – 21 BeurkG
aufgezählt. Hat der Notar das Gefühl, dass das beurkundete Geschäft mit dem
Gesetz nicht in Einklang steht, respektiv es den wahren Willen der Beteiligten
nicht widerspiegelt, so hat er dies mit den Beteiligten zu erörtern. Bleiben
trotz der Erörterung Zweifel an der Wirksamkeit des Geschäfts und bestehen die
Beteiligten gleichwohl auf die Beurkundung, soll der Notar die Belehrung und die
abgegebenen Erklärungen in der Niederschrift vermerken. Häufig erforderlich sind
Hinweise des Notars im Zusammenhang mit der Anwendung ausländischen Rechts gem.
§ 17 Abs. 3 BeurkG. Stets und regelmäßig ist gem. § 18 BeurkG auf
Genehmigungserfordernisse im Zusammenhang mit gerichtlichen oder behördlichen
Genehmigungen oder Bestätigungen hinzuweisen und dies in der Niederschrift zu
vermerken; sehr häufig ist dies bei Grundstückskaufverträgen der Fall.
Ebenfalls
ein Klassiker bei Grundstückskaufverträgen ist die Belehrung auf gesetzlich
bestehende Vorkaufsrechte gem. § 20 BeurkG. Relativ neu ist die im Jahr 2004
eingefügte Bestimmung des § 20 a BeurkG zur Vorsorgevollmacht, wonach der Notar
auch die Möglichkeit der Registrierung bei dem zentralen Vorsorgeregister nach §
78 a Abs. 1 BNotO hinweisen soll. Bei Immobilienkaufverträgen ist auf § 19
BeurkG hinzuweisen, der die sog. „Unbedenklichkeitsbescheinigung“ des
Finanzamtes zum Gegenstand hat. Wesentlich bei Grundstückskaufverträgen ist
auch § 21 BeurkG („Grundbucheinsicht, Briefvorlage“). Danach sollen sich Notare
bei Geschäften, die im Grundbuch eingetragene oder einzutragende Rechte zum
Gegenstand haben, über den Grundbuchinhalt unterrichten. Sonst soll der Notar
nur beurkunden, falls die Beteiligten trotz Belehrung über die damit
verbundenen Gefahren auf einer sofortigen Beurkundung bestehen; dies soll er in
der Niederschrift vermerken.
Ob und in welchem Umfang der Notar allgemeine Belehrungspflichten in die
Niederschrift aufnimmt, ist diesem überlassen. Er hat dabei abzuwägen, inwieweit
durch Belehrungen die Strukturen des eigentlichen Urkundsgeschäfts Schaden
nehmen – respektive inwieweit er diese Belehrungen zum Zwecke seiner eigenen
Absicherung für erforderlich hält.
Einzelheiten zum Vorlesen, Genehmigen und Unterschreiben einer notariellen
Niederschrift im Sinne des § 13 BeurkG
Das Vorlesen der gesamten Niederschrift (mit Ausnahme des Schlussvermerks) ist
zwingende Wirksamkeitsvoraussetzung der Beurkundung. Nichtverlesung führt zur
Unwirksamkeit der Beurkundung! Es ist nicht erforderlich, dass der Notar die
Urkunde selbst verliest; er kann und darf sie ganz oder teilweise durch
geeignete Dritte verlesen lassen, z. B. durch seinen Bürovorsteher. Allerdings
muss der Notar während der gesamten Beurkundung ununterbrochen – nicht nur
korporal, sondern auch mental – zugegen sein und der Verlesung seine ganze
Aufmerksamkeit zukommen lassen. Auf Wunsch eines oder mehrerer Beteiligten soll
die Niederschrift diesem oder diesen vor der Genehmigung zur Durchsicht zur
Verfügung gestellt werden, vgl. § 13 Abs. 1 letzter Satz BeurkG. Trotz des
rapiden Voranschreitens der Bildschirmtechnik darf der zu beurkundende Text nur
von einem Ausdruck vorgelesen werden, nicht jedoch vom Bildschirm abgelesen
werden. Üblich ist es dagegen mittlerweile, dass textliche Veränderungen
während der Beurkundung in der EDV vorgenommen und neu ausgedruckt werden. Nach
wie vor ist es auch üblich, dass handschriftliche Änderungen, Berichtigungen
oder Ergänzungen auf dem Ausdruck vorgenommen werden. In beiden Fällen muss
nicht der Gesamttext sondern lediglich der geänderte Inhalt neu vorgelesen
werden. Es ist nicht zulässig, nach der Unterschriftsleistung der Beteiligten
Teile der Niederschrift auszutauschen.
Genehmigung und Unterschrift gem. § 13 BeurkG Die Beteiligten müssen die
Niederschrift in Gegenwart des Notars, die ihnen zuvor vorgelesen worden ist,
mindestens mit dem Familiennamen unterschreiben. Vorzugswürdig ist jedoch eine
Unterschriftsleistung mit Vor- und Zunamen. Ohne die abschließend vom Notar
selbst zu leistende Unterschrift ist die Beurkundung unvollständig und daher
nicht abgeschlossen.
Fehlen der Unterschrift des Notars Es kann durchaus mal vorkommen, dass der
Notar abgelenkt wird und die Unterschrift vergisst. Das ist jedoch nicht
tragisch, da sich aus § 13 Abs. 3 BeurkG nicht ergibt, bis wann der Notar die
Urkunde eigenhändig zu unterschreiben hat. Daher kann der Notar auch noch nach
der Beurkundungszeremonie später ohne Anwesenheit der üblichen Beteiligten
unterschreiben und dadurch der bis dahin schwebend unwirksamen Urkunde
Wirksamkeit verleihen. Verlangt wird jedoch in einem solchen Fall, dass der
Notar das Datum angibt, wann er seine Unterschrift geleistet hat.
Fehlen der Unterschrift eines Beteiligten Auch das kann natürlich vorkommen. Ein
Beteiligter versäumt es, die Niederschrift zu unterschreiben. Kann auch hier
problemlos die Unterschriftsleistung wie durch den Notar (siehe oben) nachgeholt
werden? Ganz so einfach ist dies nicht; keinesfalls ist es zulässig, dass der
vergessliche Beteiligte nachträglich seine Unterschrift vor der des Notars
leistet und so die Unwirksamkeit der Urkunde „heilt“. Hier muss eine
Nachtragsverhandlung stattfinden. Dabei muss sich aus der Nachtragsniederschrift
deutlich ergeben, dass dem Beteiligten der Text der Urkunde vollständig
vorgelesen worden ist, er sie genehmigt hat, jedoch versehentlich die
Unterschriftsleistung nicht stattgefunden hatte, was nun innerhalb der
Nachtragsverhandlung korrigiert wird. Ein derartiges Prozedere ist jedenfalls
dann unproblematisch, wenn keine gleichzeitige Anwesenheit der Beteiligten bei
der Beurkundung gesetzlich vorgegeben ist, wie dies z. B. bei den §§ 925, 1410
BGB der Fall ist. Auch beim Erbvertrag gem. § 2276 BGB, bei dem gleichzeitige
Anwesenheit beider Vertragsteile erforderlich ist, müssen m. E. beide
Beteiligten bei der Nachtragsverhandlung zugegen sein.
Einzelheiten zur Niederschrift gem. §§ 36 ff. BeurkG
Durch eine Niederschrift gem. §§ 36 ff. BeurkG werden andere Erklärungen als
Willenserklärungen sowie sonstige Tatsachen und Vorgänge beurkundet, falls nicht
die schlichte Form des Vermerks ausreicht, §§ 36, 39 BeurkG.
Bekannt in der Öffentlichkeit dürften vor allem Wahrnehmungen des Notars zu
Verlosungen oder Auslosungen sein. Ein Notar kann außerhalb von Verfahren
Aussagen von Zeugen und Sachverständigen aufnehmen, Vermögensverzeichnisse
erstellen oder Wechsel- und Scheckproteste beurkunden.
Von Bedeutung ist ferner die sog. urheberrechtliche Prioritätsfeststellung.
Durch eine solche Beurkundung kann der Nachweis geführt werden, dass ein
schöpferisches Werk zu einem bestimmten Zeitpunkt dem Notar vorgelegen hat.
Beurkundungen gem. § 36 BeurkG müssen weder verlesen noch genehmigt werden. Auch
ist keine Unterschriftsleistung der Beteiligten erforderlich. Aus § 37 BeurkG
ergeben sich Wirksamkeits- und Formerfordernisse einer Niederschrift über
sonstige Beurkundungen. Die Niederschrift muss folgendes enthalten:
Soll-Vorschriften im Zusammenhang mit Niederschriften gem. §§ 36 ff. BeurkG
Ein einfaches Zeugnis soll ferner den Ort und den Tag der Ausstellung angeben.
- Zumeist geht es bei den einfachen Zeugnissen um die Beglaubigung von
Unterschriften oder Abschriften (§§ 39, 40, 42 BeurkG). Vorsicht! Bei der
öffentlichen Urkunde im Sinne von § 415 ZPO ist lediglich der
Beglaubigungsvermerk, nicht jedoch der Text oberhalb der beglaubigten
Unterschrift Gegenstand der öffentlichen Urkunde. Auch der Inhalt einer
beglaubigten Abschrift ist keine öffentliche Urkunde i.S. des § 415 ZPO. -
Selten geworden sind Wechselproteste oder Scheckproteste, da diese
Zahlungsmittel immer weniger genutzt werden; sie sind jedoch nach wie vor
Anwendungsfälle des Vermerks. - Lebensbescheinigungen, zumeist im Renten- oder
Versicherungsrecht werden in der Vermerkform erstellt. - Die Beglaubigung der
Zeichnung einer Namensunterschrift (§§ 39, 41 BeurkG) folgt ebenfalls als
Vermerk. - Zustellungsbescheinigungen gem. § 20 Abs. 1 Satz 2 BNotO sind
gleichfalls Gegenstand von notariellen Vermerken.
Die Beglaubigung von Unterschriften oder Handzeichen Hier besteht die Aufgabe
des Notars darin, Zeugnis zu erteilen über die Echtheit der Unterschrift oder
des Handzeichens einer bestimmten Person sowie über den Zeitpunkt der
Beglaubigung, §§ 39, 40 BeurkG. Dabei ist die Unterschrift eine die Identität
des Unterzeichnenden ausreichend kennzeichnender individueller Schriftzug, der
einmalig ist und entsprechend charakteristische Merkmale aufweist und sich als
Namensunterschrift und nicht nur als Abzeichnung mit einer Abkürzung des Namens
darstellt. Solche Handzeichen werden auch Paraffen genannt (vgl. hierzu BGH NJW
1987, 1334). Im Gegensatz zu einer Unterschrift ist ein Handzeichen jedes
beliebige eigenhändig gesetzte Zeichen, das beispielsweise von schreibunkundigen
Personen anstelle einer Namensunterschrift verwendet wird. Bekannt sind in
diesem Zusammenhang die berühmten drei Kreuze.
Wichtig ist zu wissen!
Beglaubigungen von Unterschriften oder Handzeichen haben stets in Gegenwart des
Notars stattzufinden, § 40 Abs. 1 und 6 BeurkG. Sog. „Fernbeglaubigungen“ sind
strafbar; sie sind Falschbeurkundungen im Amt. Unzulässig ist es auch, dass die
Unterschrift vor dem Bürovorsteher des Notars vollzogen wird, der schließlich
den Beglaubigungsvermerk fertigt und dem Notar in die Unterschriftenmappe legt,
damit ihn dieser mit seiner Unterschrift versieht. Ein Beglaubigungsvermerk muss
schließlich auch die Person bezeichnen, welche die Unterschrift vollzogen oder
anerkannt hat, § 40 Abs. 3 Satz 1 BeurkG und soll angeben, ob die Unterschrift
vor dem Notar vollzogen oder anerkannt worden ist.
Bei reinen Unterschriftsbeglaubigen hat der Notar lediglich allgemeine
Prüfungspflichten. Fertigt er jedoch einen Entwurf der zu unterschreibenden
Erklärung gilt § 17 BeurkG mit allen sich daraus ergebenden Prüfungs- und
Belehrungspflichten.
Die Beglaubigung von Abschriften gem. § 39 BeurkG
Bei dieser Amtstätigkeit erteilt der Notar das Zeugnis, dass eine Abschrift, ein
Abdruck, eine Ablichtung oder desgleichen mit der vorgelegten Hauptschrift, sei
es Urschrift, Ausfertigung, einfache oder beglaubigte Abschrift, Schriftstück,
Zeichnung, Plan etc. inhaltlich übereinstimmt. Gelegentlich kommen Bürger und
bitten den Notar, einer einfachen Abschrift einen Beglaubigungsvermerk „zu
verpassen“ und glauben, diese würden nun durch Prägesiegel und die Unterschrift
des Notars „höherwertiger“. Dem ist natürlich nicht so. Aus einer einfachen
Abschrift wird durch Beglaubigung keine „beglaubigte Abschrift“ in dem Sinne,
dass nunmehr ein „Mehrwert“ geschaffen wird.
In dem Beglaubigungsvermerk nach § 39 BeurkG ist festzustellen, ob die
Hauptschrift, Urschrift, Ausfertigung, beglaubigte oder einfache Abschrift ist,
§ 42 Abs. 1 BeurkG. In diesem Zusammenhang obliegt es dem Notar, zu prüfen, ob
die Hauptschrift Mängel enthielt, § 42 Abs. 2 BeurkG, der ausdrücklich auf
Lücken bzw. Durchstreichungen hinweist.
Definitionen von Urschrift, Ausfertigungen und Abschrift
Die Urschrift ist das Original der Urkunde, was von den Beteiligten und ggf.
oder dem Notar unterschrieben worden ist.
Unter einer Ausfertigung versteht man die Abschrift einer Urschrift mit einem
Ausfertigungsvermerk gem. § 49 BeurkG. Die Ausfertigung vertritt die Urschrift
im Rechtsverkehr, § 47 BeurkG.
Abschriften sind z. B. Fotokopien (Ablichtungen) der Urschrift; sie können gem.
§ 42 Abs. 1 BeurkG beglaubigt oder einfach sein.
Abhandenkommen von Urschriften
Sollte nicht passieren, kann jedoch vorkommen. Eine Urschrift geht verloren, ist
nicht mehr auffindbar oder wird zum Beispiel bei einem Brand zerstört. Hier
besteht gem. § 46 BeurkG die Möglichkeit der Ersetzung der Urschrift
(1) Ist die Urschrift einer Niederschrift ganz oder teilweise zerstört worden
oder abhanden gekommen und besteht Anlass, sie zu ersetzen, so kann auf einer
noch vorhandenen Ausfertigung oder beglaubigten Abschrift oder einer davon
gefertigten beglaubigten Abschrift vermerkt werden, dass sie an die Stelle der
Urschrift tritt. Der Vermerk kann mit dem Beglaubigungsvermerk verbunden werden.
Er soll Ort und Zeit der Ausstellung angeben und muss unterschrieben werden.
(2) Die Urschrift wird von der Stelle ersetzt, die für die Erteilung einer
Ausfertigung zuständig ist. (3) Vor der Ersetzung der Urschrift soll der
Schuldner gehört werden, wenn er sich in der Urkunde der sofortigen
Zwangsvollstreckung unterworfen hat. Von der Ersetzung der Urschrift sollen die
Personen, die eine Ausfertigung verlangen können, verständigt werden, soweit sie
sich ohne erhebliche Schwierigkeiten ermitteln lassen.
Wie sehen notarielle Urkunden aus? Wie werden sie erstellt?
Wesentliche Formerfordernisse ergeben sich aus §§ 28 ff. BNotO sowie aus § 44a
BeurkG. Im Schriftbild einer Urkunde darf nichts ausgeschabt oder sonst
unleserlich gemacht werden. Wichtige Zahlen sind in Ziffern und Buchstaben zu
schreiben, § 28 BNotO. Urschriften, Ausfertigungen und beglaubigte Abschriften
sind so herzustellen, dass sie gut lesbar und fälschungssicher sind. Dabei hat
die Urschrift nicht makellos zu sein. Es ist durchaus üblich, dass der Notar
beim Verlesen der Urkunde Korrekturen oder Einschübe bzw. Textberichtigungen
vornimmt. Änderungen und Zusätze sind daher durchaus üblich. Allerdings
ermöglicht es die EDV, Textberichtigungen während der Beurkundung vorzunehmen,
in der Gestalt, dass neue korrigierte Seiten ausgedruckt und die geänderte
Passage neu verlesen wird. Die fehlerhafte Seite sollte in diesem Fall vor den
Beteiligten vernichtet werden. Diese Vorgehensweise ist zunehmend verbreitet.
Wichtig ist - darauf wurde bereits oben hingewiesen - es ist unzulässig nach
Unterschriftsleistung der Beteiligte fehlerhafte Seiten auszutauschen! Vor
Abschluss einer Niederschrift nach § 8 BeurkG sind Änderungen in der Urschrift
möglich, insbesondere können Schreibfehler berichtigt werden, sowohl im Text
oder am Rand der Urkunde. Allerdings hier eine differenzierte Vorgehensweise
angezeigt: Lediglich geringfügige Korrekturen und Veränderungen sind auf diesem
Wege möglich. Wesentliche Änderungen, z. B. die Berichtigung des Kaufpreises
oder die Größe der verkauften Fläche eines Grundstücks sind am Rand der Urkunde
zu vermerken und vom Notar gesondert zu unterschreiben. Alternativ besteht die
Möglichkeit solche nicht geringfügigen Veränderungen auch am Ende der Urkunde
vor den Unterschriften einzufügen z. B. mit dem Vermerk „Kaufpreis geändert in
250.000,00 € und von den Parteien genehmigt“. Am Rand der Urkunde vorgenommene
Änderungsvermerke können z. B. verdeutlicht werden durch sprachliche
Klarstellungen wie: „Anstatt Käufer muss es Verkäufer heißen“ oder „ein Wort
gestrichen, zwei Worte eingefügt“. Diese Vermerke sind stets vom Notar zu
unterschreiben.
Nach Abschluss einer Niederschrift ist der Notar lediglich noch befugt,
offensichtliche Unrichtigkeiten (Fehler), wie Schreibversehen, Wortverdrehungen
etc. zu berichtigen, wenn eindeutig feststeht, dass es sich um sprachliche
Unzulänglichkeiten handelt und weiterhin eindeutig ist, was von den Beteiligten
gewollt war. Hier bewegt sich der Notar und Umständen schon in einer Grauzone.
Diese Korrekturen haben in Form eines Nachtragsvermerkes zu erfolgen. Dieser
ist entweder am Schluss der Niederschrift oder falls dies nicht möglich ist, auf
einem gesonderten Blatt vorzunehmen, das mit der Urkunde zu verbinden ist. Dabei
hat der Notar das Datum der Korrekturvornahme anzugeben; es ist alsdann von ihm
zu unterzeichnen, § 44a Abs. 2 Satz 2 BeurkG.
